In vielen Jobs sind Geschäftsreisen ein fester Bestandteil der Arbeit. Manche Menschen sind sogar innerhalb einer Woche mehrmals unterwegs. Andere wiederum vielleicht nicht ganz so häufig, aber dafür handelt sich um weitere Flugreisen rund um die Welt. Geschäftsreisen benötigen Planungs- und Vorbereitungszeit. Es wäre sicherlich sehr ärgerlich, wenn es während der Reise zu Verzögerungen kommen würde oder man feststellen muss, dass Reservierungen falsch laufen oder sogar gar nicht funktionieren.

Geschäftsreisen zu planen kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, die man eigentlich für andere Dinge benötigen würde. Das kann dann den Reisenden selbst oder einen Mitarbeiter betreffen. Deswegen kann man feststellen, dass die Nachfrage nach einem professionellen Reisemanagement so groß wie noch nie ist. Tatsächlich soll es immer mehr Unternehmen geben, die Geschäfts- oder Dienstreisen unternehmen müssen, um internationale Geschäftsbeziehungen aufrechtzuerhalten. Dabei spielt das Thema Kosteneinsparung und Umweltbewusstsein gleichzeitig eine große Rolle. All das wird im Zusammenhang mit dem Travel-Management erwähnt.

Was ist mit dem Begriff Travel-Management gemeint?

Wenn vom Business-Travel Management die Rede ist, meint man damit, dass man einem Kunden eine Reise nach seinen Wünschen zu einem bestmöglichen Preis ermöglichen möchte. Das beinhaltet auch alle Bereiche von der Planung bis hin zu der Abrechnung. Dazu sollten auch firmeninterne Richtlinien berücksichtigt werden. Möglich soll das mit der Hilfe von neuester Software und neuesten Tools sein. Diese können helfen, Geschäftsreisen optimal, effizient sowie wirtschaftlich zu planen und durchzuführen. Eine solche Dienstleistung hilft den Unternehmen wichtige Ressourcen – sowohl Zeit als auch Geld – zu sparen.

Was sind die einzelnen Aufgaben eines Reisemanagements?

Wie bereits schon erwähnt, müssen Geschäftsreisen im Vorfeld gut geplant und organisiert werden, damit alles problemlos funktioniert. Die Wirtschaftlichkeit ist dabei für viele Unternehmen ein großes Thema. Eventuell lassen sich einige Dienstreisen durch Videokonferenzen ersetzen. Sehr häufig ist aber eine Inlands- oder Auslandsreise doch erforderlich. Bei dem Reisemanagement wird in der Regel die Gesamtplanung der bevorstehenden Reise übernommen. Dafür muss bekannt sein, um welches Reiseziel es sich handelt, welchen Zweck die Reise hat und in welchem Zeitraum die Reise stattfinden soll. Das sollten die ersten Informationen sein, die der Reisemanager erhält.

Was berücksichtigt wird

Bei der folgenden Umsetzung werden die innerbetrieblichen Reiserichtlinien berücksichtigt. Weiter werden mögliche Transportmittel, Reisedaten und Unterbringungsmöglichkeiten ermittelt und einem Entscheidungsträger vorgelegt. Je nachdem kann das Travel-Management die Reise dann auch buchen.

Einige Faktoren spielen beim Umfang der Planung eine Rolle

Der Umfang der Planung hängt von einigen Faktoren ab. Entscheidend können zum Beispiel die Anzahl der Reisenden, die Dauer und der Umfang der Reise sein. Dann kann es auch eine Rolle spielen, ob verschiedene Ziele während einer Reise angesteuert werden müssen. In so einem Fall kann die Planung und Koordination mehr Zeit in Anspruch nehmen.

Nach der Planung erfolgt die Umsetzung

Wenn die Planung abgeschlossen ist und man eine Freigabe vom Auftraggeber erhalten hat, kann die Umsetzung erfolgen. Das bedeutet, es geht um den Reiseeinkauf, die Buchungen der entsprechenden Verkehrsmittel sowie der Unterkünfte. Selbstverständlich werden dabei mögliche Bonusprogramme oder Travel-Cards des Unternehmens mit berücksichtigt und auch bei der Buchung angegeben.